Facturación

El proceso de facturación por parte de la UMH se lleva de forma centralizada desde el Servicio de Información Contable y Gestión Económica y Financiera, con el ánimo de obtener así un procedimiento más eficiente y garantizar un adecuado seguimiento de los cobros.

En el proceso de facturación, se realizan las siguientes funciones:

  • Emisión de facturas procedentes de contratos de investigación.
  • Emisión de facturas a terceros a petición de las unidades orgánicas y que no están comprendidas en el apartado anterior.
  • Informar del cobro de las facturas a Unidad de Cobros.
  • Archivo y custodia de histórico de facturas.
  • Asesoramiento a unidades orgánicas.
  • Elaboración de listados de facturas impagadas para su reclamación.
  • Reclamación de facturas impagadas.
  • Elaboración de libro de facturas para Hacienda.
  • Remisión de datos de las facturas por requerimiento de las diferentes auditorías, internas y externas.
  • Elaborar los indicadores necesarios para el Plan Director de Calidad UMH.

Para facilitar la identificación de los ingresos procedentes de facturas, es conveniente recordar al interesado que, a la hora de realizar el ingreso, indiquen de forma clara el número de factura y el nombre de la empresa o tercero.

Hay dos vías para solicitar la emisión de facturas:

Facturas derivadas de contratos de investigación gestionados por OTRI.

Para aquellos ingresos que tienen su origen en contratos de investigación gestionados por OTRI, es el propio PDI el que debe dar su visto bueno desde su acceso directo a la prefactura.

La prefactura aparecerá en el acceso identificado del investigador en los plazos que se hayan determinado desde OTRI y el investigador recibirá un correo electrónico informándole de su disponibilidad. El investigador, previamente a su visto bueno, debe revisar que los datos de facturación son correctos (importe, nombre empresa, descripción de la factura, etc.). En caso de detectar algún error, puede contactar directamente con OTRI para su subsanación. Asimismo, si desea que se añada algún comentario a la factura (por ejemplo número de pedido, ampliar la descripción, etc.) puede hacerlo antes de dar el visto bueno. Si ya ha dado el visto bueno y desea añadir algún comentario a posteriori, puede solicitarlo en la dirección: contabilidad@umh.es

¡IMPORTANTE! Dar el visto bueno supone que se solicita la emisión inmediata de la factura, por lo que sólo se debe dar el visto bueno en el momento que se desee su generación. En caso de que el trabajo no se haya finalizado, y se desee retrasar la emisión de la factura, es importante no dar el visto bueno hasta el momento oportuno, independientemente de que la prefactura se encuentre disponible.

En un plazo máximo de 5 días desde que se da el visto bueno la factura debe estar disponible en pdf en el acceso identificado del investigador para su descarga y envío a la empresa/tercero.

Facturas solicitadas por unidades orgánicas y que no pasan por OTRI.

En este caso, será la propia unidad orgánica la que se dirigirá al SICGEF para solicitar la factura. Para ello, debe enviar la solicitud de factura por correo electrónico a m.alcaraz@umh.escon todos los datos cumplimentados. Es muy importante cumplimentar los campos solicitados, ya que en caso de recibirse solicitudes incompletas o erróneas, éstas se devolverán para su corrección.

La factura se enviará en formato pdf por correo electrónico a la persona que haya remitido la solicitud de factura, salvo que en el mismo correo se haga constar otra opción.

 Si el tercero al que se desea facturar no está dado de alta en Sorolla, debe remitirse el alta de terceros.

14 mayo 2019