Facturación

El proceso de facturación por parte de la UMH se lleva de forma centralizada desde el Servicio de Información Contable, Gestión Financiera y Presupuestos, con el ánimo de obtener así un procedimiento más eficiente y garantizar un adecuado seguimiento de los cobros.

El proceso de facturación se detalla en el siguiente flujograma.

En el proceso de facturación, se realizan las siguientes funciones:

  • Emisión de facturas procedentes de contratos de investigación.
  • Emisión de facturas a terceros a petición de las unidades orgánicas y que no están comprendidas en el apartado anterior.
  • Informar del cobro de las facturas a Unidad de Cobros, cuando se recibe documentación acreditativa.
  • Archivo y custodia de histórico de facturas.
  • Asesoramiento a unidades orgánicas.
  • Elaboración de listados de facturas impagadas para su reclamación.
  • Reclamación de facturas impagadas.
  • Elaboración de libro de facturas para Hacienda.
  • Remisión de datos de las facturas por requerimiento de las diferentes auditorías, internas y externas.
  • Elaborar los indicadores necesarios para el Plan Director de Calidad UMH.

Una vez generada y enviada la factura, se abre un plazo para que se ingrese el importe. Es importante saber que, en caso de no recibirse el ingreso del importe de la factura en el plazo de tres meses desde su emisión, este hecho se recordará por mail al PDI o Unidad Orgánica que solicitó la factura, a fin de que pueda reclamar el importe de la misma al destinatario. En última instancia, en caso de no recibirse el ingreso, se pasará informe a Asesoría Jurídica para su reclamo por vía judicial.

Para facilitar el control e identificación de los ingresos procedentes de facturas, es conveniente que el PDI o Unidad Orgánica, una vez hayan tenido constancia del ingreso de su importe, envíen por correo electrónico (maria.pascual@umh.es) o bien por correo interno (attn. María Pascual) el justificante bancario con el número de factura abonada.

Las facturas se emiten a través de tres vías:

Facturas derivadas de contratos de investigación gestionados por OTRI.

Para aquellos ingresos que tienen su origen en contratos de investigación gestionados por OTRI, es el propio PDI el que debe dar su visto bueno desde su acceso directo.

¡IMPORTANTE! Dar el visto bueno supone que se autoriza la facturación, por lo que sólo se debe dar el visto bueno cuando se desea generar la factura. Una vez generada la factura, se remite al PDI para su envío al destinatario del bien o servicio facturado.

En caso de que el trabajo esté aún en curso o aún no se haya iniciado, es importante no dar el visto bueno hasta que se desee la emisión de la factura (independientemente de que el PDI pueda revisar que la información que aparece en su acceso directo es correcta). Emitir la factura antes de tiempo supone que se inicia el plazo para su cobro y, como se ha explicado anteriormente, transcurridos 3 meses se genera automáticamente un recordatorio del impago vía correo electrónico al PDI o U.O.

Facturas solicitadas por unidades orgánicas y que no pasan por OTRI.

En este caso, será la propia unidad orgánica la que se dirigirá al SICGFYP para solicitar la factura. Para ello, debe enviar la propuesta de factura por correo electrónico a maria.pascual@umh.es con todos los datos cumplimentados. Es muy importante cumplimentar los campos solicitados, ya que en caso de recibirse prefacturas incompletas o erróneas, éstas se devolverán.

La factura se enviará a la persona que haya remitido la prefactura, salvo que en el mismo correo se haga constar otra opción.

 Si el tercero al que se desea facturar no está dado de alta en Sorolla, debe remitirse el alta de terceros (en caso de ser no comunitario, se remitirá el alta de terceros para no residentes).

Facturas solicitadas por unidades orgánicas directamente y que no pasan por OTRI.

Existe también el caso de unidades orgánicas que frecuentemente facturan bienes y/o servicios: Biblioteca, Animalario, Granja, CEGECA, etc. Para estos caso, se habilitan accesos en la web que se denominan Centros de Gasto Mixtos. En este supuesto, será la propia unidad orgánica la que, vía web a través de su acceso identificado, grabará la prefactura. El SICGFYP, una vez emitida la factura, la enviará a la persona de contacto para cada unidad orgánica.

28 septiembre 2017