Altas de terceros

Proceso Solicitud de Alta de Terceros:
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La gestión de terceros es un proceso de soporte competencia del Servicio de Información Contable, Gestión Económica y Financiera que consiste en la recepción de solicitudes de empresas, Administraciones, PAS, PDI y resto Ciudadanos vía e-mail de modificación de datos o alta nueva de terceros en Universitas XXI, la revisión y grabación de esta solicitud en el sistema y su comunicación al solicitante, cuya gestión se descentraliza parcialmente por Campus y determinados Servicios por el volumen de sus solicitudes.

La gestión queda descentralizada en las siguientes unidades:

  • CEGECA de Elche
  • CEGECA de Orihuela
  • CEGECA de San Juan
  • CEGECA de Altea
  • OTRI
  • OFICINA DE CULTURA E IGUALDAD
  • GESTIÓN DE ESTUDIOS
  • OBSERVATORIO OCUPACIONAL

Pudiéndose incorporar nuevos servicios y o unidades dependiendo del volumen de solicitudes.

La herramienta de gestión de alta de terceros se encuentra en el acceso identificado, y se dará acceso al PAS que se designe por los responsables de la gestión para realizar la tarea de alta a terceros.

 
 
 
Instrucciones proceso Solicitud de Alta de Terceros:
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  • Comprobaremos en Sorolla que no está dado de alta. Recomendamos hacer la consulta por CIF, NIF, …

 

  • Si no está en UNIVERSITAS XXI, cumplimentaremos el modelo correspondiente (ya sea el general o el específico para personas físicas no residentes. A partir del 2017 se puede usar también el Anexo XXXIV: Pagos a Personal Ajeno, cuando sea necesario).

 

  • Para remitir la solicitud de alta de terceros, una vez cumplimentado el impreso y desde WORD seleccionaremos con el ratón en el menú Archivo –> Enviar a… –> destinatario de correo. Se abrirá un mensaje de correo electrónico con la solicitud incrustada y en el cuadro “Para:” pondremos “correo del que deberá realizar el alta” y seleccionaremos el botón “Enviar una copia”.

 

  • Para mejorar la gestión de terceros y prestar un mejor servicio, evitando duplicidades y confusiones, las solicitudes de alta las enviaremos en formato pdf o Word, con los datos escritos en mayúsculas, así mismo no debemos enviar ninguna solicitud en papel, ni enviarla (directamente o en copia) a una dirección de correo distinta a las asignadas a tal fin.

 

  • Junto al formulario de alta de terceros podremos mandar copias de facturas o algún documento que aclare los datos del tercero del que se solicita el alta. En el Asunto del mensaje se pondrá el nombre del tercero y se especificará en todo caso la urgencia, que deberá ser justificada

 

 

  • En los procesos de solicitud de alta de proveedores/terceros especificaremos, en la misma SOLICITUD obligatoriamente los siguientes datos:  
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    • C.I.F.este dato es fundamental y OBLIGATORIO incluso cuando se trata de Empresas extranjeras, siempre que pertenezcan a la C.E.E. (V.A.T. number). Si es una empresa extranjera puedes consultar que tipo de Código Fiscal se usa en su país en el siguiente enlace; VAT Number y códigos de identificación fiscal por países y si es una empresa Europea debes verificar si está bien dicho código en http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
    • Nombre o razón social:(no vale el nombre comercial) incluido el tipo de empresa de que se trate (S.L., S.A., C.B., …). ¡Ojo! con los pequeños negocios que tienen un nombre comercial pero el C.I.F corresponde al N.I.F. del dueño, hace falta el nombre de la persona a quien corresponde el N.I.F.
    • Dirección completa:calle, número, población y país (sobre todo país para las empresas extranjeras). El código postal es especialmente útil para hacer llegar certificados y demás notificaciones, sobre todo cuando se trata de una pedanía o partida rural diferente del municipio (la población despista).
    • Los datos de IBAN, y no sólo el nº de cuenta, debido a la puesta en funcionamiento de la Zona Única de Pagos en Euros

 

  • Si el tercero ya está dado de alta, y lo que solicitamos es una modificación, no es necesario que mandemos el modelo nuevamente cumplimentado, basta con que enviemos por correo electrónico el nombre y CIF o NIF del Tercero, junto con el dato a modificar (nuevo número de cuenta (IBAN), cambio de domicilio fiscal…) con Asunto: Actualización Tercero “Nombre del Tercero”

 

  • Embargos: Si nos comunican que el tercero del cual hemos solicitado el alta tiene una orden de embargo, la forma correcta de tramitar el gasto es que solicitemos la activación provisional del tercero al Servicio de Información Contable, Gestión Económica y Financiera, en ese momento podremos imputar el justificante, y realizar el ADO, es importante que en el ADO le pongamos en descuentos el importe total de la factura con el concepto de embargo, código descuento 320003, y en la forma de pago pondremos FORMALIZACIÓN, una vez imputado e impreso el ADO lo debemos comunicar al Servicio de Información Contable para desactivar de nuevo dicho tercero, finalmente los documentos originales los debemos remitir a “Embargos” del Servicio de Información Contable, Gestión Económica y Financiera.

           Tendremos en cuenta, que la información que debemos facilitar si nos reclaman el pago de la factura en un futuro, es que se realizó el pago a la entidad que realizo el embargo.

 

  • El Servicio que realice el alta nos avisará por correo electrónico de que la Solicitud ha sido tramitada y finalizada, así como de las incidencias que se produzcan.

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MODELO SOLICITUD ALTA TERCEROS

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Documentos para usuarios autorizados gestión Terceros:
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5 febrero 2019